Minutes of May 30, 2020

MUNICIPALITÉ DE GRENVILLE-SUR-LA-ROUGE

Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, tenue à huis clos, à l'hôtel de ville de Grenville-sur-la-Rouge, le 30 mai 2020 à 11h10, par voie de téléconférence.

Minutes of the special council sitting of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge, held behind closed doors, at Grenville-sur-la-Rouge's city hall, on May 30, 2020 at 11:10 am, by teleconference.

OUVERTURE DE LA SÉANCE / OPENING OF THE SESSION

Après constatation du quorum, la séance est ouverte à 11h10 par M. Tom Arnold, maire de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge. Le directeur général M. Beaulieu, est présent, qui agit aussi à titre de secrétaire d'assemblée.

After finding of quorum, the regular sitting is open at 11:10 am by Mr. Tom Arnold, mayor of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge. The general director Mr. Beaulieu who also acts as the assembly secretary.

Lecture de l'avis de convocation

Reading of the notice of meeting

En vertu de l'article 153 du Code Municipale du Québec, le maire et le conseil constatent que l'avis de convocation a été notifié à tous les membres du conseil qui ne sont pas présents à l'ouverture de la présente séance;

According to article 153 of the Municipal Code, the mayor and the council declare that notice of meeting has been notified to all the members of council who are not present at the opening of the sitting.

PÉRIODE DE QUESTION / AUDIENCE QUESTION PERIOD

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR / ADOPTION ON THE AGENDA

2020-05-184Résolution – Adoption de l'ordre du jour

2020-05-184Resolution – Adoption of the agenda

Il est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu que l'ordre du jour de la présente séance soit adopté tel que déposé.

It is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to approve the agenda of the current meeting as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-185 Autorisation de signer le protocole d'entente concernant la gestion du Camping des Chutes-de-la-Rouge

2020-05-185Authorization to sign the agreement protocol concerning the management of the Camping des Chutes-de-la-Rouge

ATTENDUque la Municipalité désire confier à un organisme sans but lucratif la gestion du Camping des Chutes-de-la-Rouge, anciennement connu comme étant la Halte–Camping Chutes des Sept-Sœurs et le Camping la Place Rouge;

WHEREAS the Municipality wishes to entrust the management of the Camping des Chutes-de-la-Rouge, formerly known as the Halte-Camping Chutes des Sept-Sœurs and Camping la Place Rouge, to a non-profit organization;

ATTENDUque Me Mélanie St-Onge, avocate, et madame Catherine Millette, comptable agrée, ont été mandatées pour réviser le document;

WHEREAS Ms. Mélanie St-Onge, Lawyer, and Ms. Catherine Millette, Chartered Accountant, were mandated to revise the document;

ATTENDUque le protocole d'entente a été soumis au conseil d'administration de l'organisme sans but lucratif Camping des Chutes-de-la-Rouge et que ses membres n'ont émis aucune objection quant au contenu de cette entente;

WHEREASthe agreement protocol has been submitted to the Board of Directors of the non-profit organization Camping des Chutes-de-la-Rouge and its members have raised no objection to the content of this Agreement;

ATTENDU qu'en vertu de la résolution 2020-05-182, la Municipalité a nommé deux membres au sein du conseil d'administration de l'organisme sans but lucratif Camping des Chutes-de-la-Rouge;

WHEREAS under resolution 2020-05-182, the Municipality appointed two members to the board of directors of the non-profit organization Camping des Chutes-de-la-Rouge;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu d'autoriser le maire et le directeur général à signer le protocole d'entente concernant la gestion du Camping des Chutes-de-la-Rouge, incluant les modifications apportées lors du caucus du 30 mai 2020.

THEREFORE it is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to authorize the general director to sign the agreement protocol concerning the management of Camping des Chutes-de-la-Rouge, including the changes made during the May 30, 2020 caucus.

Quatre (4) conseillers votent pour

Deux (2) conseillers votent contre

Adopté à la majorité

Adopted by majority

2020-05-186Achat de camionnettes usagées

2020-05-186Purchase ofused pick-ups

ATTENDUque lors de la démission du contremaître des travaux publics et directeur adjoint du service de sécurité incendie, le véhicule de service qui lui était attribué a été transféré au directeur du service de sécurité incendie, alors que son véhicule à lui a été remis au service des travaux publics;

WHEREASwhen the foreman of public works and assistant director of the fire safety service resigned, the service vehicle assigned to him was transferred to the director of the fire safety service, while his vehicle was turned over to the public works service;

ATTENDU que suite à certaines démarches, il a été convenu qu'il serait préférable d'accorder un second véhicule au service de sécurité incendie;

WHEREAS following certain steps, it was agreed that it would be preferable to grant a second vehicle to the fire safety service;

ATTENDU que le chef de division des travaux publics a besoin d'un véhicule de service;

WHEREASthe head of the public works division needs a service vehicle;

ATTENDUque le service des travaux publics a également besoin d'un nouveau véhicule de service;

WHEREAS the public works department also needs a new service vehicle;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Marc-André Le Gris et résolu que :

• le véhicule Ford Explorer 2015 soit retourné au service de sécurité incendie;
• la camionnette Ford F-150, 2014, présentement utilisée par le directeur Sécurité incendie, soit transférée à la caserne de Pointe-au-Chêne;
• la municipalité autorise la direction générale à procéder à l'acquisition de 2 camionnettes Ford F150, au montant maximum de 15 000$ avant taxes, pour la première destinée aux travaux publics et au montant maximum de 30 000$ pour la deuxième destinée à l'usage du chef de division des travaux publics.Cette dépense sera payable à même le Fonds de roulement et le coordonnateur des finances est autorisé à transférer du Fonds de roulement le montant suffisant pour payer cette dépense remboursable sur une période de quatre (4) ans;
• les fonds nécessaires soient prélevés au poste budgétaire 23.040.01.724 et que le remboursement au poste budgétaire 23.040.01.724 soit affecté au budget du service de sécurité incendie.

THEREFORE it is proposed by Councillor Marc-André Le Gris and resolved that:

the 2015 Ford Explorer vehicle be returned to the fire safety service;

the 2014 pick-up Ford F-150, currently used by the Fire Safety Director, be transferred to the Pointe-au-Chêne fire station;

the municipality authorizes the general management to proceed with the acquisition of 2 pick-ups Ford F150, for a maximum amount of $15,000 before taxes, for the first intended for public works and a maximum amount of $30,000 for the second intended for the use of the head of the public works division. This expense will be payable out of the Working Capital Fund and the finance coordinator is authorized to transfer from the Working Capital Fund the amount sufficient to pay this reimbursable expense over a period of four (4) years;

the necessary funds are drawn from budget item 23.040.01.724 and that reimbursement from budget item 23.040.01.724 is allocated to the budget of the fire safety service.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-187Attribution d'un contrat pour le balayage des rues

2020-05-187Award of a contract for street sweeping

CONSIDÉRANT QUEle balayage des rues de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge doit être effectué pour retirer le sable des routes suite à la saison hivernale;

WHEREASthe sweeping of the streets of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge must be done to remove the sands form the roads following the winter season;

CONSIDÉRANT QU'un appel d'offres a été effectué et que la Municipalité a obtenu les prix de trois fournisseurs différents pour effectuer ce travail :

WHEREASa call for tenders was made and the Municipality obtained the prices of three different suppliers to carry out this work:

ATTENDUque l'entreprise John Sweeping effectue le balayage et le ramassage dans une même opération;

WHEREAS the John Sweeping company performs sweeping and collection in one operation;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que le conseil municipal accorde le contrat de balayage des rues à John Sweeping.Les fonds nécessaires seront prélevés au poste budgétaire 02.355.01.529.

THEREFOREit is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved that the municipal council grants the street sweeping contract to John Sweeping.The necessary funds will be taken from budget item 02.355.01.529.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-188Location d'équipement et achat de pierre pour la préparation et le pavage du chemin Kilmar

2020-05-188Equipment rental and purchase of stone for the preparation and paving of Kilmar Road

CONSIDÉRANT QUEdes travaux de préparation sont nécessaires pour effectuer le pavage du chemin Kilmar;

WHEREAS preparatory work is necessary to carry out the paving of Kilmar Road;

CONSIDÉRANT QUEces travaux font partie des travaux financés par le règlement d'emprunt RE-616-06-2019, lequel a été adopté le 9 juillet 2019 en vertu de la résolution 2019-07-193;

WHEREAS this work is part of the work financed by loan by-law RE-616-06-2019, which was adopted on July 9, 2019 by virtue of resolution 2019-07-193;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit acheter de la pierre pour pouvoir procéder aux travaux de préparation du chemin Kilmar;

WHEREAS the municipality must buy stone to be able to proceed with the preparation of Kilmar Road;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit louer de l'équipement pour procéder aux travaux;

WHEREASthe municipality must rent equipment to carry out the work;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que le conseil municipal autorise l'achat de pierre et la location d'équipement dans le cadre des travaux de préparation du chemin Kilmar, pour un montant maximum de 60 000,00$, excluant les taxes applicables.Cette dépense ne devra pas excéder les montants globaux autorisés dans le cadre du règlement d'emprunt.

Les fonds nécessaires seront prélevés à même le poste budgétaire 23.041.40.710 (3-37).

THEREFOREit is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the municipal council authorize the purchase of stone and the rental of equipment for the preparation of Kilmar Road, for a maximum amount of $60 000.00, excluding applicable taxes.This expense must not exceed the total amounts authorized under the loan by-law.

The necessary funds will be taken from budget item 23.041.40.710 (3-37).

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-189Location d'équipement et achat de pierre pour la réparation de la fondation supérieure du chemin Harrington

2020-05-189Equipment rental and purchase of stone to repair the upper foundation of Harrington Road

CONSIDÉRANT QUEdes travaux de réparation de la fondation supérieure sont nécessaires sur le chemin Harrington;

WHEREAS repairs to the upper foundation are required on Harrington Road;

CONSIDÉRANT QUEces travaux font partie des travaux financés par le règlement d'emprunt RE-616-06-2019, lequel a été adopté le 9 juillet 2019 en vertu de la résolution 2019-07-193;

WHEREAS this work is part of the work financed by loan by-law RE-616-06-2019, which was adopted on July 9, 2019 by virtue of resolution 2019-07-193;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit acheter de la pierre pour pouvoir procéder à la réparation de la fondation supérieure du chemin Harrington;

WHEREAS the municipality must buy stone to be able to repair the upper foundation of Harrington Road;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit louer de l'équipement pour procéder aux travaux;

WHEREASthe municipality must rent equipment to carry out the work;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que le conseil municipal autorise l'achat de pierre et la location d'équipement dans le cadre des travaux de réparation de la fondation supérieure du chemin Harrington, pour un montant maximum de 34 000,00$, excluant les taxes applicables, dans la mesure où ces dépenses sont incluses à l'intérieur du financement garanti par le règlement d'emprunt.

Les fonds nécessaires seront prélevés à même le poste budgétaire 23.041.40.710 (3-36).

THEREFOREit is proposed by Councillor Ron Moran and resolved that the municipal council authorize the purchase of stone and the rental of equipment as part of the repair work on the upper foundation of Harrington Road, for a maximum amount of $34 000.00, excluding applicable taxes.to the extent that such expenditure is included within the financing guaranteed by the loan by-law.

The necessary funds will be taken from budget item 23.041.40.710 (3-36).

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-190Installation d'une station hydrométéorologique

2020-05-190Installation of a hydrometeorological station

ATTENDUles démarches entreprises par le groupe Hydro Météo auprès de la municipalité afin d'obtenir la permission d'installer une sonde hydrométrique pour la surveillance de la rivière Rouge, au confluent de la rivière des Outaouais;

WHEREAS the steps taken by the Hydro Météo group with the municipality to obtain permission to install a hydrometric probe for monitoring the Rouge River, at the confluence of the Ottawa River;

ATTENDUqu'il y a eu des discussions préliminaires entre la direction générale et madame Maryline Lafrenière, responsable du développement des affaires chez Hydro Météo;

WHEREAS there were preliminary discussions between the general management and Mrs. Maryline Lafrenière, responsible for business development at Hydro Météo;

ATTENDUque celle-ci est à l'aise avec le modèle de protocole d'entente utilisé l'an dernier, alors que la municipalité signait une entente similaire pour l'installation d'un cabinet de télécommunication;

WHEREAS the latter is comfortable with the agreement protocol model used last year, when the municipality signed a similar agreement for the installation of a telecommunications cabinet;

ATTENDUqu'en échange d'un site, Hydro Météo s'engage à donner accès gratuitement à la municipalité aux données recueillies en temps réel par ladite station hydrométéorologique;

WHEREAS in exchange for a site, Hydro Météo agrees to give the municipality free access to data collected in real time by said hydrometeorological station;

ATTENDUque la présidente du conseil d'administration du Camping des Chutes-de-la-Rouge, madame Manon Jutras, a pu participer à la vidéoconférence organisée par madame Marilyne Lafrenière le 26 mai 2020;

WHEREAS the President of the board of directors of Camping des Chutes-de-la-Rouge, Ms. Manon Jutras, was able to participate in the videoconference organized by Ms. Marilyne Lafrenière on May 26, 2020;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que l'on autorise la direction générale à négocier les termes précis de même que l'emplacement de la sonde hydrométrique sur le site du Camping des chutes-de-la-Rouge et ce, en collaboration avec la présidente du conseil d'administration du Camping des Chutes-de-la-Rouge, madame Manon Jutras et de signer l'entente découlant de cette négociation.

CONSEQUENTLY it is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the general management be authorized to negotiate the precise terms as well as the location of the hydrometric probe on the Camping des chutes-de-la-Rouge site, in collaboration with the president of the board of directors of Camping des Chutes-de-la-Rouge, Ms. Manon Jutras and sign the agreement resulting from this negotiation.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-191Attribution du contrat d'épandage d'abat-poussière

2020-05-191Award of dust abatement contract

ATTENDUque la municipalité est allée en appel d'offres pour la fourniture et l'épandage de 250 000 litres d'abat-poussière;

WHEREAS the Municipality has called for tenders for the supply and application of 250 000 litres of dust abatement;

ATTENDUque deux soumissionnaires ont déposés une proposition, soit :

WHEREAS two bidders submitted a proposal, namely:

ATTENDUqu'à titre de référence, la soumission obtenue par l'Union des Municipalité du Québec (UMQ), pour le même produit était de 0,338$;

WHEREASby way of reference, the bid obtained by the Union des Municipalité du Québec (UMQ) for the same product was $0.338;

EN CONSÉQUENCE il est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu d'autoriser la direction générale à ratifier un contrat de fourniture et d'épandage d'abat-poussière pour un montant maximum de 57 200,00$, excluant les taxes.

De plus, il est résolu d'entériner la dépense de 12 000$, taxes nettes, pour l'épandage d'urgence effectué le samedi 23 mai 2020 sur le chemin de la Rivière Rouge.Les fonds nécessaires seront prélevés au poste budgétaire 02.320.01.635.

THEREFORE it is proposed by Councillor Ron Moran and resolved to authorize the general management to ratify a contract for the supply and application of dust abatement up to $57,200.00, excluding taxes.

It is further resolved to endorse the expenditure of $ 12,000, net taxes, for the emergency spreading carried out on Saturday May 23, 2020 on the Rivière Rouge road. The necessary funds will be taken from budget item 02.320.01.635.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

SECRETARY-TREASURER CERTIFICATE

Je, soussigné, monsieur Marc Beaulieu, secrétaire-trésorier de la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, certifie sous mon serment d'office, que les crédits sont disponibles pour payer toutes les dépenses autorisées dans ce procès-verbal.

I, the undersigned, Mr. Marc Beaulieu, secretary-treasurer of the municipality of Grenville-sur-la-Rouge, certify under my oath of office, that credits are available to pay all the expenses authorized in these minutes.

PÉRIODE DE QUESTIONS / QUESTION PERIOD

LEVÉE DE LA SÉANCE / ADJOURNMENT

2020-05-192Levée de la séance

2020-05-192Adjournment

Les points à l'ordre du jour étant tous épuisés, il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que la présente séance soit levée à 11h25.

All of the subjects in the agenda have been covered, it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to close the current meeting at 11:25 am.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously